英文书信的格式通常包括以下几个部分:
信头(Heading)
包括发信人的姓名、地址和日期,一般写在信纸的右上角。
地址的写法与中文不同,按从小到大的顺序排列:门牌号码、街名、县、市、省、州、邮编、国名。
日期格式可以是英式(如:1st October, 1999)或美式(如:October 1, 1999)。
称呼(Salutation)
写在信内地址下方的一到两行处,从该行的顶格写起。
通常用“Dear”加上收信人的名字,如“Dear Mr. Smith”。
如果是写给不熟悉的人,可以用头衔、职位、职称等再加姓氏或姓氏和名字,如“Dear Dr. Jim Green”。
正文(Body of the Letter)
是信件的核心部分,通常在称呼的下一行写出。
正文可以采用缩进式或齐头式的方法。缩进式每段第一行的第一个字母稍微向右缩进些,通常以五个字母为宜;齐头式则每一行都从左面顶格写起。
结束语(Complimentary Close)
写在正文之后一行的偏右方,最后一个词后面用逗号。
常用的结束语有:“Yours/Yours sincerely/Yours truly/Yours faithfully”等。
署名(Signature)
在结束语的下方,必须亲自签名,不可用打字。
签名之后不加任何标点符号。
附言(Postscript)
如果有一封信写完了,突然又想起遗漏的事情,可以用“P.S.”表示,再写上遗漏的话。
通常在信末签名下面几行的左方,应于正文齐头。
附件(Enclosure)
如果信件有附件,可在信纸的左下角,注上“Encl:”或“Enc:”,例如:“Encl:2 photos”。
信内地址(Inside Address)
在一般的社交信中,信内收信人的地址通常省略,但在公务信函中不能省略。
将收信人的姓名、地址等写在信头日期下方的左角上,要求与信头的要求一样。
这些是英文书信的基本格式和组成部分。根据具体情况,还可以包括其他内容,如信纸的抬头、日期、收信人信息等。